Информационный ресурс для автоматизации управления малым предприятием

Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы 

Автор статьи: Забихуллин Ф.З.

Вопросы автоматизации управления малым предприятием посредством разработки и внедрения соответствующего информационного ресурса являются объектом пристального внимания исследователей в течение ряда лет. В частности, этому посвящены работы Р.А. Аббазовой [1], А.С. Голощаповой [2], Я.Ю. Ломакина [3].

Работа Р.А. Аббазовой посвящена сравнительному анализу информационных систем для фитнес-клубов. Рассмотрены четыре современных программных продукта для автоматизации данной деятельности. В процессе анализа были выявлены необходимый набор функций, достоинства и недостатки информационных систем, а также характерные ошибки в реализации пользовательских интерфейсов [1].

В работе А.С. Голощаповой рассматривается процесс управления материально-техническим снабжением, важные эффекты и выгоды от них при доступности материально-технического снабжения в различных организаци- ях. Приведена классификация программных продуктов и заказчиков для приобретения программных продуктов. Сделаны запросы о поиске ситуации на рынке программных продуктов для материально-технического снабжения [2].

В работе Я.Ю. Ломакина акцентировано внимание на процессе автоматизации малых предприятий, предлагающий инструменты обработки информации и предоставляющий актуализированные механизмы управления бизнес-процессами. Подчёркивается, что автоматизация – это очевидное конкурентное решение в бизнесе, и зависимость любого вида предпринимательской деятельности от этого безусловна. Отмечается, что существует проблема высокой стоимости как оборудования, так и программного обеспечения, предпринимателям, занятым в малом бизнесе приходится довольствоваться небольшими ИТ-подсистемами, для оптимизации бизнес-процессов своих предприятий. Автор приходит к выводу, что главным критерием выбора таких решений становиться качество функций управления [3].

Малым предприятиям требуется автоматизировать те же функции управления, что и крупным предприятиям, небольшие бизнес-процессы не приводят к пропорциональному сокращению функций управления. Поэтому управление маркетингом, производством, сбытом, снабжением, кадрами, финансами, текущая и оперативная деятельность, предоставление отчетности - функции для любого малоформатного предприятия. Масштаб предприятия влияет только на базовом уровне исполнения этих функций. Малое предприятие не может себе позволить использование полноценных программных решений высокой стоимости.

Однако, автоматизируя административные и учётные функции в планировании и финансовых операциях можно уменьшить трудоемкие расчеты, вести учет различных видов работ в общей базе, тем самым облегчив расчеты для налоговых служб в соответствии с налоговым законодательством. Автоматизированное рабочее место, созданное по разделам (учет материальнопроизводственных запасов, товаров и их продаж, основных средств, финансовых расчетов, составление отчетности) может работать как автономно, так и в составе общей информационной системы предприятия.

В первом случае решаются частные задачи учёта и управления, и не используется вся информационная система. Если для автоматизации каждого раздела будет применяться своя IT-система, то наступит избыточность информации и при низкой интеграции различных приложений. Поэтому более целесообразны интегрированные решения в виде IT-подсистем одной общей информационной системы предприятия. Современный рынок программных решений для бизнеса может предложить различные варианты применения облачных услуг: аренда облачного пространства, применение облачного приложения, средства для работы с облачными данными.

В зависимости от величины и сложности бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, руководству компании требуется выбирать подходящее облачное решение. Для среднего и малого бизнеса удобно использование уже готовых облачных услуг и приложений. В частности, автоматизация работы с клиентами и предложение ассортимента товаров являются наиболее приоритетными во многих компаниях.

Для небольших предприятий с незначительными финансовыми операциями использование программных решений улучшает также и оперативнологистическое управление. Автоматизация позволяет всем участкам деятельности оперативно функционировать: от менеджеров, которые формируют оперативную отчетность, до управляющих предприятием, основывающих свои решения на долгосрочных анализах.

Применение программных решений положительно сказывается на текущей работе и последующем развитии малого бизнеса. Зачастую собственник малого бизнеса является также и его управляющим. В целях эффективного управления, используя эту особенность малого бизнеса, внедряются интегрированные программные решения, с более разнообразным функционалом. Восприимчивость предприятия технологиям проявляется в следствие узкой специализации и многоаспектности рисков, склонности к быстрой смене направлений организации бизнеса.

Это создаёт некоторые проблемы в управлении из-за противоречивых требований к программным решениям, и сводится к внедрению специальных программ, учитывающих специфику бизнеса. Подобные решения сглаживают сложности интеграции прикладных решений и риски в покупке специальных программных средств, которые могут быстро потерять актуальность, из-за быстрой смены ведущей деятельности предприятия.

Технологии автоматизации малого и среднего бизнеса представлены типовыми приложениями доступными в облачном пространстве. На рынке решений для автоматизации малого бизнеса имеются как отраслевые, так и универсальные решения для небольших компаний из разных сфер бизнеса.

Имеются задачи, которые успешно решает внедрение и использование облачных сервисов для автоматизации бизнес-процессов. Доступ к информации не требует присутствия в офисе, наличия специального программного обеспечения. Сотрудники компании могут связаться между собой, обменяться актуальной информацией, принимать своевременные решения, используя смартфон, планшет или ноутбук с доступом к интернету. 

Своевременность принятия решений может быть обеспечена при оперативном доступе к общей базе данных в любое время. Тогда сотрудники получают возможность оперативно принимать решения на основе актуальных данных. Повышение качества услуг, решение вопросов клиента и обработка запросов при интеграции облачного сервиса позволяет находить оптимальное решение и упрощает коммуникацию между различными подразделениями одной компании, что способствует положительным оценкам от клиентов.

Повышение качества предоставления услуг может быть достигнуто сокращением времени на коммуникацию и перенесением этих процессов в виртуальное пространство корпоративного бизнес чата. Тогда сотрудники предприятия станут меньше отвлекаются от насущных задач. В последнее время наблюдается определённое расширение функционала корпоративных информационных ресурсов за счет включения функций планирования и финансово анализа состояния предприятия. 

При ограниченности финансов, предприятия не могут позволить себе значительные вложения в создание развитой инфраструктуры. В условиях значительной стоимости технических и программных средств им приходится довольствоваться автоматизацией наиболее важных бизнес-процессов, используя простые типовые решения, недорогие массовые программные продукты и инструментальные среды.

Наемные работники чаще всего выполняют специфические производственные функции, которые руководитель не в состоянии выполнять, например, бухгалтерский учет, информационные технологии. Таким образом, основными применениями программных решений для бизнеса на сегодня являются автоматизация документооборота в электронном офисе, создание телекоммуникаций, развитие информационных систем, баз данных в финансовой сфере, в менеджменте, разработка систем поддержки принятия решений.

Небольшие масштабы предприятия, ограниченность рынка сбыта, позволяют руководителю быть в курсе всех дел, дают возможность владеть всей полнотой информации и осуществлять оперативное руководство сотрудниками и всем бизнесом.

Развитие бизнеса также взаимосвязано с информационными потоками в современном обществе. Важной задачей является управление информацией на современном предприятии. В условиях информационной экономики на первый план выходят оперативность и качество обработки данных. Стремительные изменения в экономике создают неопределенность и снижают устойчивость компаний, рынков сбыта и даже национальных экономик.

Оперативный доступ к значимой информации становится все более востребованной. Любой трудовой деятельности характерно накопление информации, и эта информация будет использоваться далее, становится актуальной для других участников рынка.

Таким образом, в результате анализа значимых публикаций по проблеме исследования мы пришли к следующим выводам. С одной стороны, малые масштабы деятельности предприятия, узость рынка сбыта, позволяют руководителю быть в курсе всех дел, дают возможность владеть всей полнотой информации и осуществлять индивидуальное руководство сотрудниками и бизнесом в целом. С другой стороны, для обеспечения конкурентоспособности, для успешного развития бизнеса, в современных условиях, нельзя обойтись без автоматизации информационных процессов. Это экономит ценное рабочее время, повышает производительность за счёт быстрого решения многих организационных, финансовых, кадровых, налоговых и многих других вопросов.

Список использованных источников

1. Аббазова, Р. А. Исследование проблем в области автоматизации управления узкоспециализированных малых предприятий. / Р. А. Аббазова, О. Ф. Абрамова // Современная техника и технологии. – 2015. – № 1(41). – С. 78-86. – EDN TMPFAN.
2. Голощапова, А. С. Автоматизация бизнес-процессов управления материально-технического снабжения на производственном предприятии малого бизнеса. / А. С. Голощапова // Наука и образование: актуальные вопросы, достижения и инновации: сборник статей III Международной научно-практической конференции : в 2 ч., Пенза, 07 июня 2022 года. Том Часть 1. – Пенза: Наука и Просвещение (ИП Гуляев Г.Ю.), 2022. – С.96-99. – EDN EESTNL.
3. Ломакин, Я. Ю. Разработка распределенной информационной системы для предприятий малого бизнеса. / Я. Ю. Ломакин // Аллея науки. – 2021. – Т. 1. – № 11(62). – С. 1461-1464. – EDN WLUHCE.